Koninklijke Belgische Voetbalbond

Professionele sportvereniging automatiseert de inschrijving voor lidmaatschap en transformeert formulieren met Adobe LiveCycle ES. Voetbalfanaten krijgen zo een betere toegang tot de diensten.

Uitdagingen
  • Leveren van een voortdurende toegang tot informatie voor alle leden
  • Zorgen voor een efficiënte en betrouwbare manier om informatie te archiveren
  • Het automatiseren van de papierbedeling. Hieronder verstaat men het organiseren en verzenden van meer dan 350.000 brieven en andere bedrijfsdocumenten op jaarbasis.

 

 

De oplossing
 
  • Klantgericht bedrijf
  • Zelfbedieningssysteem voor de klant
  • Digitale handtekeningen

De Koninklijke Belgische voetbalbond gebruikt Adobe LiveCycle ES Business Transformation Edition om nieuwe inschrijvingen en transfers te automatiseren, wat de klantenservice en toegang tot informatie zal verbeteren.

 

Resultaat
  • De vooropgestelde ROI werd behaald in slechts drie jaar
  • Verbeterde toegang en meer accurate informatie over de leden
  • Verbeterde informatiestroom naar de clubs
  • Versnelde afronding van transfers en nieuwe registraties, van één week naar enkele minuten

 

 

Overzicht

De Koninklijke Belgische Voetbalbond (KBVB) werd opgericht in 1895 en heeft meer dan 425.000 leden, waaronder 7.000 scheidsrechters, 20.000 coaches, 1.800 voetbalclubs, en 600 zaalvoetbalclubs. De bond organiseert de wetgeving, wedstrijdadministratie, scheidsrechters, sponsoring, marketing en vele andere activiteiten. Ieder seizoen dient de bond een enorme hoeveelheid taken te verrichten: de inschrijving van 90.000 nieuwe leden, de overschakeling van 25.000 leden naar een nieuw team, de opvolging van 250.000 matches, de aankondiging van 50.000 vriendschappelijke matches. Met als resultaat een enorme informatiestroom die in goede banen moet geleid worden. 

 

De Voetbalbond heeft 150 mensen in dienst, verspreid over 10 locaties, 1 in elke Belgische provincie. Clubs, scheidsrechters, trainers en leden van de commissie hebben steeds directe toegang tot informatie, via het extranet van de Voetbalbond. Adobe LifeCycle ES (Entreprise Suite) Business Transformation Edition staat de KBVB toe om hun methoden te optimaliseren dankzij een efficiënt en interactief systeem voor het verwerken en uitwisselen van informatie. De nieuwe applicatie, e-KickOff genaamd, biedt de doelgroepen meer zelfservice-opties aan en verbetert zo aanzienlijk de inschrijvings- en transferprocessen van en voor de voetbalfanaten.

 

Automatiseren van de professionele processen via het vernieuwde extranet

Voorheen hadden de verschillende stakeholders buiten de werkuren geen toegang tot de benodigde informatie. “We hadden geen archief waarin we de documenten konden bewaren of rapporten van de commissie konden verkrijgen. Vaak werd de informatie online te laat geleverd," aldus Koen Landsheere, project manager van e-KickOff.

 

De vroegere manier van werken had ook een grote papierkost. Ieder seizoen werden er ongeveer 350.00 brieven en documenten verzonden, al dan niet aangetekend. Dit diende manueel uitgevoerd te worden en was dus enorm tijdsintensief. Uit onderzoek bleek dat iedere inschrijving een verwerkingskost van bijna 4 euro met zich meebracht.

 

Veilig en makkelijk inschrijven

Met behulp van Adobe LiveCycle Designer ES werd een elektronisch lidmaatschapsformulier ontworpen. Dit formulier kan zowel online als offline ingevuld, ondertekend en ingediend worden. Online maakt de Voetbalbond gebruik van een elektronische handtekening om de inschrijving te voltooien. Voor deze elektronische handtekening dien je in het bezit te zijn van een Belgisch e-ID. Iedere Belgische inwoner, ouder dan 12 jaar, krijgt een e-ID als identiteitsbewijs.

 

Aangezien ook buitenlandse spelers zijn aangesloten bij de Voetbalbond, diende er ook een alternatief te worden voorzien. Voor wie niet in het bezit is van een e-ID kan het formulier elektronisch worden ingevuld in de vorm van een PDF-document, dat vervolgens afgeprint en getekend kan worden. De geprinte versie bevat een dynamische 2D-barcode waarin alle informatie verzameld is. Het geprinte document kan vervolgens ondertekend en aangetekend verzonden worden  naar de organisatie. Daar scant men de barcode en krijgt men meteen alle ingevulde informatie te zien.

 

"We hebben bewust niet uitsluitend gekozen voor een online oplossing," zegt Landsheere. "Er zijn nog steeds clubs waar er moeilijk toegang is tot internet. Bovendien kunnen de online formulieren opgeslagen worden en op een later tijdstip weer worden geopend, zodat leden verder kunnen bouwen op die informatie die ze al hebben ingegeven."

 

Verbeterde processen, vlottere workflow

De Voetbalbond heeft bovendien een nieuw transferproces ontwikkeld via Adobe LiveCycle ES, waarbij informatie wordt opgehaald uit een Oracle-database om automatisch vooraf de formulieren in te vullen. Het transferformulier is ontworpen in Adobe LiveCycle Designer ES en ontwikkeld met Adobe LiveCycle Workbench ES. De clubs keuren vervolgens de transfer goed via het extranet. De spelers (of hun vertegenwoordigers) kunnen kiezen: ofwel het formulier elektronisch tekenen en uploaden via het extranet, ofwel afprinten, ondertekenen en opsturen naar de Voetbalbond.

 

Eens een formulier is afgeprint en aangetekend is gearriveerd bij de Voetbalbond, wordt de barcode daar gescand en stroomt de informatie automatisch in hun backend-systemen.

 

"Vroeger hield een transfer een volledige week papierwerk in. Dankzij het nieuwe systeem via het extranet, is dit nog maar een kwestie van minuten." Koen Landsheere, Project manager, e-KickOff

 

Gestroomlijnde en versnelde ontwikkeling van toepassingen

Het vroegere extranet werd vier jaar gebruikt en was gebouwd met Java Struts en Eclipse Integrated Development Environment (IDE), wat lange ontwikkelingscycli tot gevolg had. Toen de Voetbalbond besloot om over te stappen naar Oracle ADF, werd ook snel de beslissing genomen over te schakelen op een systeem waar formulieren automatisch konden ontwikkeld worden met behulp van Adobe LiveCycle ES. De bond kocht Adobe LiveCycle ES Business Transformation Edition, inclusief alle componenten, zoals LiveCycle Process Management ES. Het personeel van de Voetbalbond kan nu moeiteloos eigen formulieren ontwikkelen en alles efficiënt organiseren via de automatische workflow.

 

Overgangsfase en ROI

Om zich voor te bereiden op het nieuwe extranet gebruikte de Voetbalbond Oracle-systemen en vernieuwde het alle hardware. "Onze overgangsfase nam een heel voetbalseizoen in beslag", zegt Landsheere. "Het is belangrijk dat alle stakeholders de financiële voordelen inzien van het nieuwe systeem. Vandaag zijn reeds alle clubs aangesloten op het extranet van de Voetbalbond. We verwachten de volledige investering terug te verdienen binnen de drie jaar.” 

 

 

" Vroeger hield een transfer een volledige week papierwerk in. Dankzij het nieuwe systeem waarin men gebruik maakt van  het extranet, is dit nog maar een kwestie van minuten." Koen Landsheere, Project manager, e-KickOff

"Online formulieren worden bewaard en kunnen later weer worden geopend. Zo kunnen de leden verder bouwen op wat ze al hebben ingevuld." Koen Landsheere, Project manager, e-KickOff

Meer weten? Neem contact met ons op

Dit veld is verplicht

Dit veld is verplicht

Uw e-mailadres is ongeldig

Dit veld is verplicht

Dit veld is verplicht

Dit veld is verplicht