FOD Mobiliteit - Belgisch ministerie van Mobiliteit

De Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer gebruikt Adobe LiveCycle om in een recordtijd meer dan 2.500 aanvragen voor uitzonderlijk vervoer verwerken.

Uitdagingen
  • Snellere verwerking van licenties en vergunningen voor uitzonderlijk vervoer.
  • Het verbeteren van on-time aflevering van de licenties volgens de wettelijke bepalingen
  • Verbeteren van de productiviteit met als doel kosten besparen en een betere service voor de burgers

 

 

De oplossing
 
  • Gebruik van Adobe LiveCycle-oplossingen voor de creatie, routering en goedkeuring van uitzonderlijk vervoer aanvragen
  • Het voordeel van de mogelijkheden van het elektronische proces management benutten om data te verzamelen en door te verwijzen naar het aangewezen personeel
  • Gebruik Adobe Flash Builder en het Flex-kader voor het opstellen van een intuïtieve interface voor burgers en FOD-medewerkers om de status van de aanvragen op te volgen

 

 

Resultaat
  • Het aantal tijdige verwerkingen van aanvragen steeg van 30% naar 99%
  • Stijgende inkomsten
  • Verwerken van meer dan 2.500 aanvragen per maand
  • Toegenomen productiviteit per werknemer
  • Burgers kunnen nu zelf een aanvraag initiëren en opvolgen. 
  • On-demand printen van de goedgekeurde licenties  

 

 

Opnieuw op weg

Het Belgische ministerie van Mobiliteit gebruikt Adobe LiveCycle om meer dan 2.500 aanvragen voor uitzonderlijk vervoer in record tempo te verwerken.

De FOD Mobiliteit startte met Adobe LiveCycle-oplossingen om de ontwikkeling van aanvraagformulieren, de verwerking en het uitvoeren van uitzonderlijk vervoer maatregelen te automatiseren. De Adobe-oplossingen geven medewerkers de mogelijkheid intelligente digitale formulieren, automatische routering en digitale handtekeningen te verbeteren wat het beheer van het volledige aanvraagproces meer effectief en kostenefficiënt maakt.

De FOD Mobiliteit is verantwoordelijk voor het beheer van verzoeken voor het regelen van uitzonderlijk vervoer zoals wegafsluitingen en begeleiders voor bijzonder grote ladingen. Deze overheidsdienst ontvangt meer dan 2.500 aanvragen per maand waardoor het een heuse uitdaging vormt voor het tijdig uitvoeren van deze vergunningen en de logistiek zodat de aanvragers hun wettelijk vereiste licenties ontvangen voorafgaand aan hun reizen.

 

Duidelijke, herhaalbare processen

De Adobe-oplossingen gebruiken dynamische digitale elementen, ontworpen om de gebruikers moeiteloos door het aanvraagproces te leiden. Burgers melden zich aan op de site van de overheidsdienst waar ze moeten inloggen en vervolgens het type aanvraag kunnen selecteren. Aan de hand van welke aanvraag werd gekozen, wordt een digitaal formulier dynamisch opgebouwd in PDF formaat welke de aanvrager kan invullen of opslaan om later via de gratis Adobe Reader makkelijk invullen.

De digitale PDF-formulieren zijn intelligent van aard, ze tonen enkel die velden die relevant zijn. Deze zijn gebaseerd op vooropgestelde regels die opgeslagen zijn in de backend-databases en worden toegepast op aanvraag. De
stap-voor- stap handleiding helpt aanvragers om alleen de meest relevante informatie te bezorgen voor een grotere nauwkeurigheid en afwerking. Eens ingevuld kan men een elektronische handtekening toevoegen en de aanvraag verzenden via het online portaal of via de post.

 

"Er zijn zovele variabelen in een aanvraag dat de aanvrager makkelijk bepaalde informatie kan missen, wat het controleproces vertraagt." zegt Spiritus "Met de Adobe-oplossingen hebben we een consistent, herhaalbaar proces dat de burgers helpt duidelijk te maken wat ze nodig hebben om het goedkeuringsproces sneller te laten verlopen."

 

Betere workflow, betere service

In plaats van manueel de papieren aanvragen te sorteren, hebben de FOD medewerkers nu een centrale digitale opslagplaats waar ze de nieuwe aanvragen elektronisch kunnen zien, sorteren en beheren. Medewerkers melden zich aan op de online interface ontworpen met Adobe Flash Builder waar ze het aantal en type van aanvragen terugvinden. "Het organiseren van de aanvragen in een digitale werkplaats geeft medewerkers de mogelijkheid om prioriteit toe te kennen aan complexe of tijdgevoelige aanvragen," zegt Spiritus. "Ze kunnen een aantal controles en analyses uitvoeren, meer documentatie toevoegen om klanten te informeren over speciale instructies of aanvragen goedkeuren en verzenden."

Het digitaliseren van aanvraagformulieren heeft de FOD Mobiliteit aanzienlijk veel papier- en drukkosten bespaard. Daarnaast is het een intuïtief systeem dat weinig opleiding vereist waardoor nieuwe medewerkers en ervaren medewerkers om eficiënter en kostreducerend te werken. Nog belangrijker: het gebruik van Adobe LiveCycle-oplossingen heeft het agentschap geholpen om de deadlines te halen.

 

"We moeten 80% van het bedrag voor de aanvraag terugbetalen indien we de deadline niet halen." zegt Spiritus "Sinds de automatisering van onze processen met de Adobe LiveCycle-oplossingen verwerken we 99% van de bijna 2.500 maandelijkse aanvragen voor de deadlines, waar dit vroeger slechts 30% was. Dit is een enorme boost in de omzet gegeven en heeft een enorme impact op ons vermogen om superieure diensten te leveren.”

 

Met de vlottere, meer efficiënte en kosteneffectieve operaties, verdiende de FOD Mobiliteit de ontwikkelingskosten terug in slechts twee maanden. De kostenbesparing en extra inkomsten hebben het agentschap zo gepositioneerd dat het zijn diensten kan verbreden en andere handelingen verder kan stroomlijnen. Om zo nog meer te besparen en de inwoners een nog betere dienstverlening te bieden.

"We ontvangen duizenden verzoeken per jaar en zijn wettelijk verplicht deze binnen een bepaald tijdsbestek te verwerken. De oplossingen ontworpen met Adobe LiveCycle vervangen bijna al de manuele processen, waardoor we met een kleiner team en minder financiële middelen aan de vraag kunnen voldoen.”

Marcus Spiritus, veiligheidsofficier van de FOD

Meer weten? Neem contact met ons op

Dit veld is verplicht

Dit veld is verplicht

Uw e-mailadres is ongeldig

Dit veld is verplicht

Dit veld is verplicht

Dit veld is verplicht